Co powinien posiadać odpowiedni program dla hoteli?

Co powinien posiadać odpowiedni program dla hoteli?

Nowy program dla hoteli potrzebny jest, gdy otwiera się nowa placówka bądź w tej już istniejącej zmieniane jest oprogramowanie na nowe. W przypadku nowych placówek, ze względu na brak odpowiedniego doświadczenia (co zdarza się bardzo często) wybór jest znacznie prostszy niż w przypadku zmiany programu na nowy, bowiem w takiej sytuacji hotelarze mają znacznie większe wymagania podyktowanie między innymi znacznie już większą znajomością branży.

Podstawowe zadania oprogramowania dla hoteli

Zarówno początkujący, jak i już nieco bardziej doświadczony hotelarz doskonale wiedzą, czego oczekują do oprogramowania hotelowego (choć ja się okazuje często oczekiwania te są bardzo od siebie odmienne). Tu niezależnie jednak od doświadczenia, nie warto kierować się jedynie przekonaniem, że program dla hoteli powinien wyłącznie obejmować wszelkie zagadnienia związane z obsługą hotelowych gości. W rzeczywistości takie oprogramowania maja znaczni więcej bardzo różnych możliwości, dlatego też ich wybór należy bardzo starannie przemyśleć dobierając go do potrzeb własnego hotelu. Mając nawet wydawałoby się bardzo małe wymagania co do działania oprogramowania hotelowego w danym momencie wcale nie oznacza, że prędzej czy później nie sprawdzą się również inne, równie przydatne rozwiązania hotelowe, dostępne w innych oprogramowaniach. Dlatego należy przy wyborze kierować się nie tylko teraźniejszością, ale również i przyszłością.

Najlepsze oprogramowania hoteli to takie, które charakteryzują się przede wszystkim modułowa budową – tylko takie dają znacznie więcej możliwości rozwoju dla hotelu i satysfakcji dla przebywających w nim gości. Taki program dla hoteli złożony jest bowiem z co najmniej kilku (rzadziej zdarza się, że dochodzi do kilkunastu) części, które co ważne, potrafią działać samodzielnie i całkowicie niezależnie względem siebie. Każdy moduł bez przeszkód może być dokupiony w późniejszym czasie, dlatego też zawsze warto wybór oprogramowania ograniczyć do tego typu programów, które dzięki swojej elastyczności pozwolą hotelarzowi w późniejszym okresie znacznie łatwiej przyzwyczaić się do zachodzących zmian.

Łatwa obsługa i praktyczne zastosowanie

Systematycznie i niezakłócone gromadzenie odpowiednich informacji o gościach przebywających w danym momencie na terenie hotelu, znacznie ułatwia i pomaga usystematyzować wiedzę, niezbędną do rozliczenia ich pobytu i usług, z jakich korzystali będąc w hotelu. To widać w szczególności na przykładzie dużych i średnich obiektów, gdzie goście nie tylko nocują, ale również i korzystają z wielu atrakcji cy udogodnień oferowanych klientom. Za wiele usług klient nie uiszcza opłaty od razu, a prosi o doliczenie należności do rachunku ogólnego, który rozliczony zostanie dopiero w momencie jego wymeldowania z hotelu. Dlatego ważne jest, aby wszystkie informacje były odpowiednio gromadzone i przechowywane, aby przy ostatecznym rozliczeniu ani hotel ani przebywający w nim goście w żaden sposób nie czuli się poszkodowani. Choć często można się spotkać z tym, że w bardzo małych obiektach funkcjonuje system karteczkowy, to jedna należy wiedzieć, że jest to już zjawisko (na szczęście) coraz rzadsze. Duże i średnie obiekty hotelowe korzystają z różnorodnego oprogramowania dla hoteli, a i te mniejsze pensjonaty zaczynają wprowadzać u siebie odpowiedni program do zarządzania, który ułatwia znacząco funkcjonowanie nie tylko hotelu czy pensjonatu, ale również i zapewnienie gościom przebywającym na ich terenie usług na odpowiednim i co ważne uczciwym poziomie.