Zarządzanie rezerwacjami w hotelu to spore wyzwanie. W dzisiejszych czasach bukowanie pokoi może odbywać się nie tylko drogą tradycyjną, ale również internetową. Nierzadko współpracujemy z kilkoma portalami rezerwacyjnymi jednocześnie. Zwiększa to nasze szansę na pozyskanie nowych klientów, ale jednocześnie narzuca to większą ilość obowiązków. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że nie możemy pozwolić sobie nawet na najmniejszy błąd. Informacje, jakie nasz potencjalny klient znajdzie w sieci, muszą być aktualne oraz zgodne z prawdą. Program recepcyjny to podstawowe narzędzie w każdym hotelu, który dba o profesjonalną i sprawną obsługę gości. Dzięki niemu praca będzie o wiele łatwiejsza, a przede wszystkim efektywniejsza.

Bezbłędne zarządzanie rezerwacją

Duża ilość rezerwacji zwiększa ryzyko popełnienia błędu. Często pomyłką jest np. zdublowanie rezerwacji. Właśnie dlatego warto skorzystać ze wsparcia nowoczesnego oprogramowania. Obecnie ciężko wyobrazić sobie nowoczesny obiekt hotelowy, który nie korzysta z tego rodzaju pomocy. Niskim kosztem można zwiększyć komfort i tempo pracy. Program recepcyjny niezwykle prosto wdrożyć i skonfigurować. Można idealnie dopasować go do własnych wymagań. Niemal natychmiast po instalacji jest on w pełni gotowy do pracy. Trzeba również wspomnieć o tym, że moduł do zarządzania recepcją można połączyć z innymi modułami np. do zarządzania personelem, czy też płatnościami. Wszystko zależy wyłącznie od indywidualnych wymagań.

Program recepcyjny obniża ryzyko popełnienia błędu do absolutnego minimum. To szczególnie istotne, jeśli korzystamy z funkcji rezerwacji online. Nie musimy obawiać się, że rezerwacja pokoi się zdubluje. O wiele skuteczniej można również przydzielić gości do odpowiednich pokoi. Bez problemu rozdzielimy kwatery w przypadku grup gości. Za pomocą oprogramowania możemy również przypisać stałego klienta do jego ulubionego pokoju. Dzięki temu za każdym razem trafi on do wybranej kwatery (oczywiście, jeśli pokój nie został już wcześniej zarezerwowany). Program do zarządzania rezerwacją jest również sporym wsparciem, jeśli nasza oferta skierowana jest również do osób posiadających zwierzęta. Bez problemu oddzielimy rezerwacje gości bez zwierząt oraz gości z pupilami. Nie przypiszemy osoby bez pupila do pokoju, gdzie wcześniej przebywało zwierzę.

Program recepcyjny jako błyskawiczna obsługa klienta

Posiadając oprogramowanie do zarządzania rezerwacją hotelową możemy znacząco skrócić czas obsługi klienta. Nie zapominajmy, że większość gości oczekuje błyskawicznej obsługi. Jeśli załatwienie formalności związanych z pobytem w naszym hotelu będzie trwało zbyt długo, to najprawdopodobniej klient nie skorzysta z naszej oferty ponownie. Bardzo ważne jest to, aby wszelkie dane rezerwacyjne były łatwo dostępne dzięki odpowiedniego systemowi hotelowemu. Najlepiej, aby kadra zarządzająca mogła zapoznać się z listą rezerwacji poprzez urządzenie mobilne. Daje to możliwość szybkiego zareagowania w przypadku, jakichkolwiek nieprawidłowości.

Obsługa klienta indywidualnego jest o wiele prostsza, niż obsługa grup. W przypadku, gdy z naszej oferty często korzystają grup powinniśmy posiadać specjalistyczne oprogramowanie dla hoteli. Należy mieć świadomość, że liczy się nie tylko czas zameldowania, ale również wymeldowania. Istotne jest to, aby wymeldowanie się z hotelu odbywało się w ekspresowym tempie. Nikt nie lubi przedłużających się formalności. W wielu inteligentnych hotelach jest również spore zamieszanie. Klucze odbierane są od gościa, natomiast dane wprowadzane są do systemu dopiero później. Jest to niedopuszczalna sytuacja, która stwarza ryzyko popełnienia pomyłki.