Dobra komunikacja pomiędzy klientami a pracownikami odgrywa bardzo ważną rolę w każdym przedsiębiorstwie. Aby przekazywanie informacji odbywało się sprawnie, warto wprowadzić do swojej firmy wirtualną centralę VoIP. Czym dokładnie się charakteryzuje i jakie są jej zalety?

Czym jest wirtualna centrala VoIP?

Wirtualna centrala telefoniczna to wielofunkcyjny i nowoczesny system telekomunikacyjny, którego działania opiera się na usłudze chmurowej, obsługującej połączenia telefoniczne w danym przedsiębiorstwie. Centrala posiada możliwość przekierowań i transferów, nagrywania rozmów, konfiguracji numerów, IVR, VoIP oraz VoIP PBX. Centrala wyróżnia się również zaawansowanym raportowaniem i przyjaznym panelem zarządzania. Funkcja fax2mail pozwala odbierać faks za pomocą podanego adresu e-mail. Z kolei funkcja PBX (Private Branch Exchange) umożliwia tworzenie wewnętrznej sieci telefonicznej w danej firmie. Centralka telefoniczna dostępna w ofercie Focus Telecom sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, dzięki posiadaniu wielu przydatnych funkcji. Jej wdrożenie z pewnością przełoży się na lepszą jakość obsługi klienta.

Wirtualna centrala VoIP — sposób działania

Do korzystania z wirtualnej centrali potrzebny jest jedynie komputer z dostępem do Internetu oraz telefon. Następnie wystarczy skontaktować się z firmą świadczącą usługi w zakresie wirtualnej centrali. Ceny takiej usługi nie są wygórowane. Ponadto jak wcześniej wspomnieliśmy obsługiwanie centrali, odbywa się, dzięki dostępowi do Internetu, więc nie musisz kupować żadnych, dodatkowych urządzeń. Do funkcji centrali dostępnych w ofercie Focus Telecom należą:

Obsługiwanie połączeń przychodzących i wychodzących

Dzięki wirtualnej centrali telefonicznej połączenia mogą zostać przekierowane do innego użytkownika bądź dowolnie wybranej lokalizacji. Ponadto centrala: odbiera i wysyła faksy, posiada funkcję “nie przeszkadzać”, zapewnia darmowe połączenia wewnątrz danej organizacji oraz współpracuje z urządzenia posiadającymi standard SIP. 

Grupowanie numerów

Centrala pozwala zebrać określoną liczbę użytkowników, po czym przypisać ich do danej grupy identyfikującej się wspólnym numerem. Połączenie telefoniczne otrzymuje konkretna grupa osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. 

System zapowiedzi głosowych — IVR

System jest wielopoziomowy i prosty w konfiguracji. Posiada możliwość przekierowania połączenia w zależności od daty (np. okres świąteczny), bądź przy przepełnieniu. Ponadto IVR posiada funkcje, do których należą: autoryzacja, wybranie przez dzwoniącego ścieżki przejścia, ustawienie muzyki podczas czekania, zdefiniowanie operacji w sytuacji błędnego wybrania opcji przez dzwoniącego, odtwarzanie zapowiedzi, a także ustawienia poczty głosowej.

Konfigurowanie numerów

Dzięki konfiguracji możliwe jest ustawienie numeru dla połączenia wychodzącego, tworzenie wymogów dotyczących blokowania numeru, skrótowe oznaczenie numerów wewnętrznych, zintegrowanie poszczególnych numerów z już istniejącymi oraz zastrzeżenie numeru dla połączenia wychodzącego. 

Proste zarządzanie

Panel dostępny dla użytkownika jest przyjazny w obsłudze. Posiada możliwość archiwizowania oraz nagrywania rozmów, definiuje konta użytkowników, podłącza moduł śledzenia (jest w stanie sprawdzić, czy ktoś w danej chwili prowadzi rozmowę) oraz moduł sekretarski, a także zapewnia autokonfigurację dla różnorodnych modeli telefonów.

Prowadzenie raportów

Centrala generuje statystyki, raporty oraz billingi. Dodatkowo eksportuje oraz importuje dane, np. eksport billingów, czy importowanie książek telefonicznych. 

Wirtualna centrala VoIP — zalety.

Do zalet wirtualnej centrali VoIP należą:

• zwiększenie efektywności sprzedaży — lepsza organizacja danych, mniejsze koszty niż w przypadku korzystania z usług centrali analogowej,
• proste wdrażanie oraz administrowanie — centralka to usługa abonamentowa, dostępna w chmurze, dzięki czemu nie musisz martwić się o jej serwisowanie,
• analizowanie oraz raportowanie — samodzielne tworzenie raportów, importowanie oraz eksportowanie danych, a także rejestrowanie rozmów.

Wirtualna centrala VoIP — podsumowanie. 

Wdrożenie centrali VoIP sprawi, że zyskasz możliwość szybszych połączeń internetowych. Ponadto zredukujesz ponoszone koszty, dzięki zmniejszeniu ilości linii telefonicznych, a także samej instalacji — nie musisz kupować żadnych urządzeń. Z usługi wirtualnej centrali z pewnością będą zadowoleni właściciele małych i średnich firm, chcący stworzyć biuro obsługi klienta, bądź usprawnić już działające. Sama usługa jest tania i nie generuje żadnych niepotrzebnych kosztów. Dzięki wielu opcjom centralki, klient będzie mógł szybko dodzwonić się do działu, który go interesuje, bądź porozmawiać z konkretnym pracownikiem, np. z księgowym. Zastosowanie takiej usługi w swojej firmie, nie tylko oszczędzi czas pracowników i klientów, ale i pozytywnie wpłynie na wizerunek firmy. Jeśli zainteresowało Cię wdrożenie do swojej firmy funkcji centrali VoIP, zapraszamy do zapoznania się z ofertą firmy Focus Telecom.