Obieg dokumentów to jeden z czołowych aspektów w pracy każdego przedsiębiorstwa. Tak zwana “papierkowa robota” jest często zmorą dla pracowników. Dlatego warto zainwestować w inteligentne rozwiązania, które ułatwią zarządzanie dokumentacją. Z pomocą przychodzą programy typu Jira – https://jirasolutions.pl/jakim-celu-wdrozyc-system-jira/. Spójrzmy, czy to rozwiązanie jest warte wprowadzenia.

System obiegu dokumentów w praktyce

Jak powszechnie wiadomo, przekazywanie sobie dokumentów pomiędzy oddziałami firmy jest rzeczą powszechną i wymaganą do jej sprawnego działania. Z pozoru prosta czynność może jednak przerodzić się w zmorę przedsiębiorstwa. Powód jest bardzo prosty. Polskie prawo wymaga stosowania dokumentacji w formie papierowej. Dotyczy to zwłaszcza prawa podatkowego i wewnętrznych regulacji przedsiębiorstwa. Jest to o tyle uciążliwe, że takich dokumentów mogą być setki, a nawet tysiące. Jak się do tego przygotować? Można segregować, wysyłać i skanować dokumenty ręcznie. Inną opcją jest zainwestowanie w odpowiedni system informatyczny, który pozwoli ułatwić nam ten proces. Jednym z twórców takiego oprogramowania jest firma LSI Software. Stworzyli oni Jira Solutions – rozwiązanie przydatne w każdym przedsiębiorstwie.

Jak to się odbywa?

Integracja systemu Jira z systemem wewnętrznym przedsiębiorstwa jest bardzo prosta. Dostawcy oprogramowania oferują pomoc we wdrożeniu rozwiązań oferowanych przez program w sposób bezproblemowy – poza godzinami pracy przedsiębiorstwa. Pomoc ta nie ogranicza się jedynie do zainstalowania programów. Eksperci przeszkolą pracowników z funkcji, które dostarcza program.

Funkcje programu

Podstawowymi funkcjami programu są obieg dokumentów i komunikacja. Integracja systemu Jira z systemem firmy pozwala na przygotowanie, przesyłanie i ewidencjonowanie wielu rodzajów dokumentów: wniosków, upoważnień, zapotrzebowania na zaopatrzenie, faktur VAT, kwestionariuszy osobowych, czy umów. Równie łatwe jest przygotowanie odpowiedniej dokumentacji projektowej lub finanoswej. Wszystkie zawarte w ten sposób dane można importować do plików zewnętrznych (np. w formacie pdf).

Ciekawą opcją jest równoległe ewidencjonowanie dokumentów w formie papierowej. Integracja systemu Jira umożliwia przeniesienie cyfrowej dokumentacji na papier. Dzieje się to poprzez wygenerowanie specjalnych nalepek z kodami kreskowymi, które można ulokować na dokumentach. Otrzymane w ten sposób sygnatury można wprowadzić do sieci systemowej i dzięki temu szybko znaleźć potrzebne nam dokumenty.

Jira oferuje także elektroniczne prowadzenie kartoteki pracowników. Pomaga ono zarządzać różnymi danymi pracowników, w tym godzinami pracy, urlopami, czy płacami. Zezwala także na wysyłanie informacji pomiędzy grupami pracowników oraz stworzenie tak zwanego “kalendarza pracy”, umożliwiającego przejrzenie czasu pracy. Wszystko można szybko znaleźć. Duża w tym zasługa przejrzystego interfejsu.

Nie tylko dokumentacja

Jira Solutions oddaje w nasze ręce także zaawansowany system ERP i CRM do  zarządzania projektami. Umożliwia to usystematyzowanie wszystkich zadań prowadzonych przez firmę. Dzięki temu oprogramowaniu można przydzielać pracowników do określonych działań, sprawdzać postępy w ich wykonaniu oraz przenosić ich do innych zadań. System powiadamia nas o wszystkich niepokojących zmianach. Jeśli w którymś dziale praca jest opóźniona, to jesteśmy o tym od razu poinformowani, Możemy szybko zareagować na otaczające nas zmiany, przydzielając pracowników tam, gdzie właśnie są potrzebni. Wszystkie te zadania są na bieżąco integrowane z systemami zewnętrznymi,